บทท 1 ความร เบ องต นส าหร บโปรแกรม Ms Excel ว ตถ ประสงค

Transcription

1 บทท 1 ความร เบ องต นส าหร บโปรแกรม Ms Excel ว ตถ ประสงค ในบทน ค ณจะได ศ กษาถ ง หน าท และความสามารถของโปรแกรม ส วนประกอบต างๆ ของโปรแกรม การเร มต นการใช งานโปรแกรม การท างานก บไฟล ข อม ล Introduction to Ms Excel Ms Excel เป นโปรแกรมหน งในช ด Ms Office ของบร ษ ทไมโครซอฟท ท ใช ในการท างานด านตาราง การค านวณ เป นโปรแกรมท ถ อว าฉลาดล าเล ศ ซ งค าว า Ms Excel ย อมาจาก Excellent ซ งมาความ เก งกาจมากด านงานค านวณ และด านการสร างตาราง กระดาษท าการ (Worksheet) ทางบ ญช โดย ป จจ บ นโปรแกรม Ms Excel ก เข ามาม บทบาทก บเราค อนข างมาก เอกสารงานไม ว าจะเป นด านงาน บ ญช, สถ ต, ข อม ล, ด านว ทยาศาสตร และว ศวกรรมศาสตร ด งน น จ งเป นโปรแกรมหน งท น าสนใจ และหากได ท าการศ กษาและใช งานได คล องแล วย อมจะเก ดประโยชน ในการท างานอย างมากมาย หน าท และความสามารถของโปรแกรม Ms Excel ขอสร ปความสามารถของโปรแกรม Ms Excelท ม เป นข อๆ ด งน 1. สร างตารางเอกสาร 2. สร างตารางท ม การค านวณ 3. สร างตารางท ม การท างานก บข อม ลมากๆ 4. สร างกราฟเพ อเป นต วแทนของข อม ล 5. ช วยคาดสถานการณ และแนวโน มของข อม ล 6. สร างเป นโปรแกรมขนาดเล กเพ อช วยในการท างานต างๆ 7. สร างเป นตารางข อม ลเพ อท างานร วมก นมากกว า 1 คน โปรแกรม Ms Excel 2000 น นเป นโปรแกรมหน งในช ด Ms Office 2000 ซ งม มาพร อมก บโปรแกรม ในช ด Ms Office 2000 ซ งจะม 3 ร น ได แก - Ms Office 2000 Standard Edition

2 - Ms Office 2000 Professional Edition - Ms Office 2000 Premium Edition ด งน นเราสามารถใช งานโปรแกรม Ms Excel ได โดยต ด ต งต วใดต วหน งเข าไป เร มต นเข าส โปรแกรม เม อต องการเร มต นการใช งานโปรแกรม Ms Excel ก สามารถท าได ด วยข นตอนด งต อไปน 1. คล กเม าส ท ป ม Start 2. ท เมน Programs 3. เล อกรายการ Microsoft Excel ส วนประกอบของหน าจอ เม อได เข าส โปรแกรมแล วในห วข อน จะพ ดถ งส วนประกอบของโปรแกรมและหน าท ของโปรแกรม

3 Title Bar แสดงช อโปรแกรม และช อไฟล เอกสารท ท างานอย โดยทางด านขวาจะม ป ม 3 ป ม ด งน Minimize ใช ลดขนาดของหน าต างโปรแกรมลงท งหมดมาไว ท แถบด านล าง Maximize ใช เพ มขนาดของหน าต างโปรแกรมให เต มหน าจอเพ อให แสดงรายละเอ ยดของ เอกสารเพ มมากข น Restore จะแสดงให เห นตอนเม อค ณ ท าการ Maximize ป มแล ว โดยป มน จะท าหน าท ปร บ ขนาดหน าต างกล บมาเหม อนเด ม Close ท าหน าท ในการป ดหน าต าง Menu Bar แสดงรายการค าส งต างๆ ของโปรแกรม Ms Excel Tool Bar แสดงป มค าส งต างๆ ท สามารถท าได ใน Ms Excel 2000 ซ งจะท าให ค ณเข าถ งค าส งของ โปรแกรมได ง ายข น Formular Bar ช องส าหร บใส ส ตร Status Bar แสดงสถานการณ ท างานของโปรแกรม เช น ค าว า NUM ท เห นแสดงว ากดป ม Numlock เป นต น ส วนประกอบในการท างาน เซลล (Cell) ช องส เหล ยมแต ละช องท ใช ในการใส ข อความ ต วเลขเก ดจากการต ดก นของ Column และ Row ต างๆ แถว (Row) แถวในแนวนอน โดยจะเร มต งแต Row ท 1 จนถ ง Row ท สดมภ (Column) แถวในแนวต ง โดยเร มต นต งแต Column ท A จนถ ง Column ท IV

4 แผ นงาน (Worksheet) เป นเสม อนแผ นกระดาษแต ละแผ นท ใช ในการท างานโดยปกต จะม ด วยก น 3 แผ นต งต นให ค อ Sheet1 ถ ง Sheet3 (สามารถเพ ม/ลบได ด ห วข อการท างานก บWorksheet) สม ดงาน (Workbook) เป นต วแทนของไฟล ข อม ลซ งเป นท เก บ Worksheet ท งหมด โดยไฟล ข อม ล ของ Ms Excel จะม นามสก ล.xls ส าหร บการเข ยนหน งส อเล มน จะใช เป นท บศ พท เป นภาษาอ งกฤษมากกว า ในการอ างถ งส วน ประกอบต างๆ เหล าน ไม ว าจะเป น Cell, Row, Column, Worksheet, Workbook แทนเน องจาก อยากให ค นเคยก บศ พท เหล าน มากกว าซ งเป นพ นฐานในการศ กษาการใช งานข นส งต อไป

5 เล อกข อม ลหร อเซลล ต องการจะ เล อก ข อความใน เซลล ท าส งน ถ าค ณเล อกการท างานแบบแก ไขโดยตรงในเซลล ไว ให เล อกเซลล ท ต องการ แก ไข แล วด บเบ ลคล กท เซลล น น จากน นเล อกข อความในเซลล ถ าค ณ ไม ได เล อกการท างานแบบแก ไขโดยตรงในเซลล ไว ให เล อกท เซลล น น แล วเล อกข อความบนแถบส ตร เซลล เด ยว คล กท เซลล หร อใช แป นล กศรเพ อย ายไปท เซลล น น เซลล เป นช วง คล กท เซลล ในล าด บแรกส ดของช วง แล วลากไปจนถ งเซลล ท ายส ด ช วงของเซลล ขนาดใหญ เซลล ท งหมด บนแผ นงาน เซลล ท ไม ได อย ต ดก น หร อ ช วงของเซลล แถวหร อ คอล มน ท ง หมด แถวหร อ คอล มน ท อย ต ดก น แถวหร อ คอล มน ท ไม ได อย ต ดก น เพ มหร อลด จ านวนเซลล จากท เล อกอย การยกเล กการ เล อกเซลล คล กเซลล แรกของช วง แล วกด SHIFT ค างไว และคล กเซลล ส ดท ายในช วง ค ณสามารถเล อนเพ อให มองเห นเซลล ส ดท าย คล กป ม ท ม มบนด านซ ายท เป นจ ดต ดก นของ Column เล อกเซลล แรกหร อช วงของเซลล แล วกดแป น Ctrl ค างไว และเล อกเซลล อ น ๆ หร อช วงอ น ๆ คล กห วข อแถวหร อคอล มน คล กเพ อเล อกท งColumn C คล กเพ อเล อกท งRow 3 ลากข ามห วข อแถวหร อคอล มน หร อเล อกแถวหร อคอล มน แรก จากน นกด Shift ค างไว และเล อกแถวหร อคอล มน ส ดท าย เล อกแถวหร อคอล มน แรก แล วกดแป น Ctrl ค างไว และเล อกแถวหร อ คอล มน อ น ๆ กดแป น Shift ค างไว แล วคล กเซลล ส ดท ายท ค ณต องการรวมในการเล อก ใหม ช วงท เป นส เหล ยมผ นผ าท อย ระหว างเซลล ท ใช งานอย ก บเซลล ท ค ณ คล กจะกลายเป นการเล อกใหม คล กเซลล ใดก ได ในแผ นงาน

6 เทคน คการเล อกโดยใช ค ย ล ด CTRL+SPACEBAR เล อกท งคอล มน SHIFT+SPACEBAR เล อกท งแถว CTRL+A เล อกท งแผ นงาน SHIFT+BACKSPACE เล อกเฉพาะเซลล ท ใช งานอย ขณะท เล อกหลาย ๆ เซลล ไว CTRL+SHIFT+SPACEBAR เล อกว ตถ ท งหมดบนแผ นงาน ขณะท เล อกว ตถ ช นใดช นหน งไว CTRL+6 สล บระหว างการซ อนว ตถ การแสดงว ตถ และการแสดงต วย ด ต าแหน งของว ตถ การท างานก บไฟล /WorkBook ส งส าค ญส งหน งของการท างานก บโปรแกรมต างๆ ก ค อ การท างานก บไฟล ข อม ล ซ งใน Ms Excel น นจะเร ยกเอกสาร 1 เอกสารว า WorkBook ซ งจะม นามสก ลค อ.xls การสร างเอกสาร โดยปกต เม อเข าส โปรแกรม Ms Excel จะเป นการสร างเอกสารใหม มาให ท นท โดยจะเป นเอกสาร ว างๆ ข นมา หร อหากเม อท างานอย หร อว าต องการสร างไฟล เอกสารใหม สามารถท าได ด งน 1. คล กเมน File 2. เล อกรายการ New 3. เล อกรายการท จะต องการสร างใหม 4. กดป ม OK หร อ 1. สามารถคล กท ท ลบาร จากน น Ms Excel จะท าการสร างเอกสารใหม ให ท นท หากค ณท างานใน Ms Excel แล วสามารถท าการจ ดเก บเป นไฟล เอกสารใน ด สก ได โดยม ว ธ การด ง ต อไปน การบ นท กเอกสารเพ อสร างไฟล ใหม 1. คล กเมน File 2. เล อกค าส ง Save As...

7 จะปรากฎหน าจอด งต อไปน ส งท ต องก าหนด Save in - ใช ก าหนดว าค ณต องการจะบ นท กข อม ลไว ท ใด File name - ก าหนดช อไฟล ท ต องการจะบ นท ก ซ งควรจะต งช อให ส อความหมาย Save as type - ระบ ประเภทของไฟล ท ต องการจะบ นท ก จากน นคล กท ป ม Save การบ นท กไฟล ท าไฟล เด ม ใช เพ อต องการท จะท าการบ นท กข อม ลเพ อให ข อม ล ในเอกสารป จจ บ นไปแทนท เอกสารเด ม ข นตอน 1. คล กท ป ม หร อ 1. คล กเมน File 2. เล อกรายการ Save ส าหร บค าส ง Save น นจะต างจาก Save As ค อ Save จะไม ม กรอบหน าต างข นมาถาม แต Save As จะแสดงกรอบหน าต างข นมาถามว าจะต งช อไฟล ว าอะไรและจะบ นท กไว ท ใดเสมอ

8 การบ นท ก Workspace เป นการเก บกล มไฟล ท เป ดข นมาท างานพร อมก น ในขณะน น ข นตอนการบ นท กไฟล Workspace 1. คล กท เมน File 2. คล กเล อก Save Workspace ก าหนดช อไฟล / ต าแหน งท จ ดเก บ Workspace จะเป นไฟล ท ม นามสก ล.xlw ท ใช เร ยกไฟล เอกสาร ของ Ms Excel ให ข นมา พร อมๆ ก น การเป ดเอกสาร เม อต องการท าการน าเอกสารเด มท ได บ นท กไว มาท างานต อน นสามารถท าการเป ดเอกสารได โดยว ธ ด งต อไปน 1. คล กท ท ลบาร หร อ 1. คล กท เมน File 2. คล กเล อกค าส ง Open จะปรากฏหน าต างข นเพ อให ท าการก าหนดว าจะเป ดไฟล ท ใด / ไฟล ช ออะไร

9 ให ท าการเล อกไฟล แล วท าการคล กป ม Open การแสดง/ซ อนท ลบาร (Toolbar) เม อม ความต องการท างานก บเร องใดเป นพ เศษ เช นต องการท างานก บร ปภาพ ร ปวาด หร อท างานก บ ตาราง เราอาจจะเร ยกเคร องม อมาท างานโดยเฉพาะได หร อหากต องการจะยกเล กการแสดงท ลบาร (Toolbar) ก สามารถท าได โดย ว ธ ท 1 1. คล กท เมน View 2. เล อกค าส ง Toolbar 3. เล อกท ลบาร ท ต องการแสดง/ซ อน ว ธ ท 2 1. คล กเม าส ป มขวาท ท ลบาร 2. เล อกท ลบาร ท ต องการแสดง/ซ อน

10 บทส งท าย ในบทน ค ณได เร ยนร หน าท และความสามารถของโปรแกรม รวมถ งส วนประกอบต างๆ และการเร ม ต นการใช งานก บโปรแกรม Ms Excel แล ว ในบทถ ดไปจะเป นการจ ดร ปแบบเอกสารเพ อให ค ณจ ด เอกสารให ได ตามท ต องการ